Sejarah Lembaga Penjamin Mutu (LPM)

Keberadaan Unit Penjaminan Mutu (UPM) dalam struktur organisasi Itenas telah ditetapkan dalam Statuta Itenas tahun 2003, antara lain sebagai tindak lanjut dari keberhasilan empat jurusan yaitu jurusan Teknik Industri, Teknik Sipil, Teknik Mesin dan Teknik Kimia dalam memperoleh hibah Technological and Professional Skills Development Sector Project (TPSDP) dari Dikti pada tahun 2002 dan 2003 , akan tetapi secara resmi UPM baru dibentuk pada bulan Juli 2005. Selama 2005-2006 UPM belum dapat menjalankan fungsinya secara efektif, antara lain karena pemahaman para dosen dan karyawan tentang sistem penjaminan mutu masih sangat rendah, serta struktur organisasi dan mekanisme kerja yang efektif belum terbentuk.

Pada bulan Juni 2006 sampai Juli 2007 UPM Itenas memperoleh Hibah Institutional Support System- Quality Assurance (ISS-QA) dari TPSDP. Hibah ini membantu meletakkan dasar proses pembangunan sistem penjaminan mutu, antara lain membentuk struktur organisasi, pembuatan dokumen kebijakan akademik, standar akademik, inventarisasi dan pengembangan dokumen mutu serta memulai fungsi monitoring dan evaluasi internal.

Struktur organisasi UPM terdiri dari kepala UPM dan dibantu oleh dua kepala bagian, yaitu Kepala Bagian Penjaminan Mutu Akademik dan Kepala Bagian Penjaminan Mutu Non Akademik. Dalam menjalankan tugas, UPM dibantu oleh peer group jurusan, yaitu dosen yang ditunjuk menjadi perwakilan jurusan dalam menjalankan penjaminan mutu. Peer group jurusan berkoordinasi dengan UPM dalam rapat rutin yang diselenggarakan setiap minggu. Untuk mempercepat pemahaman tentang sistem penjaminan mutu, dalam rangka hibah tersebut telah dilakukan sosialisasi kepada pimpinan , staf akademik dan non akademik serta teknisi. Selain itu UPM juga menyebarkan leaflet dan buletin tentang kegiatan yang dilakukan.

Program penjaminan mutu di Itenas dilaksanakan berdasarkan Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi – Dikti 2003, yaitu sebagai proses penerapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan yang harus secara konsisten ditingkatkan. Sasaran awal penjaminan mutu di Itenas difokuskan pada penjaminan mutu proses pembelajaran, walaupun sejak 2010 telah dirintis untuk melakukan penjaminan mutu pada sarana dan prasarana . Mekanisme pelaksanaan penjaminan mutu mengikuti konsep Plan-Do-Check-Action (PDCA) dengan siklus Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) sebagai berikut : Standar à Pelaksanaan à Monitoring à Evaluasi Diri à Audit Internal à Rumusan Koreksi à Peningkatan Mutu à Standar baru.

Agar dapat menjalankan fungsi monitoring dan evaluasi, UPM bekerja sama dengan Kantor Jaminan Mutu Universitas Gajah Mada pada tahun 2007 telah melakukan pelatihan auditor internal untuk 35 orang staf yang mewakili jurusan/prodi. Pada akhir pelatihan dilakukan simulasi/uji coba Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) terhadap beberapa jurusan, berupa pemeriksaan kelengkapan dokumen. Pada 25-27 Januari 2010 UPM menyelenggarakan pelatihan auditor internal yang diikuti oleh 22 orang peserta. Calon auditor direkrut dari setiap jurusan berdasarkan rekomendasi Ketua Jurusan dan kesediaan dari masing-masing peserta. Tujuan dari kegiatan ini adalah : Meningkatkan jumlah auditor yang memahami Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi khususnya Itenas dan mengerti tata cara audit, menumbuhkan rasa kebersamaan di antara para auditor dan diantara auditor dengan UPM, dan meningkatkan keberlanjutan kegiatan monevin untuk menjaga keberlangsungan budaya mutu di Itenas. Materi pelatihan antara lain adalah Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT), Dokumen Mutu, Lingkup Audit Mutu Internal, simulasi desk evaluation, site visit dan Pembuatan Laporan Audit. Berdasarkan penilaian terhadap hasil tes tertulis terhadap materi, praktek desk evaluation, site visit, pembuatan laporan dan presentasi, maka seluruh peserta sebanyak 22 orang dinyatakan lulus dan mendapat sertifikat sebagai auditor internal Itenas yang berlaku selama 2 tahun. Dalam pelaksanaan audit, UPM dibantu oleh tim auditor , dan saat ini jumlah auditor yang aktif adalah sebanyak 35 orang.

Tujuan dilakukan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) di Itenas adalah untuk menjaga mutu proses pembelajaran, sehingga dapat menghasilkan out put yang sesuai dengan standar mutu pembelajaran yang diinginkan, misalnya IPK lulusan, masa studi, IPS dan IPK mahasiswa dan sebagainya. Selain itu melalui proses audit akan didorong pencapaian suasana akademik yang kondusif, misalnya transparansi nilai, produktivitas penelitian dosen, keikut sertaan mahasiswa dalam lomba karya ilmiah dan lain-lain. Materi audit direncanakan akan diubah secara bertahap sesuai dengan kebutuhan dan target mutu yang ditetapkan oleh fakultas dan institusi. Selain itu, dokumen-dokumen yang dikumpulkan dengan tertib untuk proses audit di jurusan dapat menjadi bahan dokumentasi yang sangat diperlukan untuk menunjang proses akreditasi maupun untuk melakukan penilaian kinerja institusi.

Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) yang pertama dilakukan pada tahun 2008 terhadap empat jurusan yang ada di Itenas. Audit kedua dan ketiga dilakukan pada bulan April dan Oktober 2009 terhadap 19 butir standar mutu ke seluruh jurusan yang ada . Audit keempat dilakukan pada tanggal 5-16 April 2010 terhadap 24 butir standar mutu , dan audit kelima pada tanggal 19 – 31 Agustus 2010 dengan menambah 3 butir audit lagi dari audit sebelumnya, sehingga total menjadi 27 butir audit. Penambahan butir tersebut berdasarkan masukan agar mengakomodasi butir penilaian dalam akreditasi prodi. Sejak audit kelima, selain melakukan audit mutu akademik juga telah dilakukan audit terhadap sarana perkuliahan, ruangan dosen di jurusan dan sarana penunjang antara lain toilet, sehingga sejak itu audit yang dilakukan setiap semester disebut dengan Audit Mutu Internal (AMI). AMI keenam dan ketujuh dilakukan pada bulan April 2011 dan Oktober 2011 dengan jumlah butir audit yang sama dengan audit sebelumnya, dan pada audit ke delapan yang dilakukan pada 9-25 April 2012 telah dilakukan penambahan 5 butir audit lagi, sehingga menjadi 32 butir audit.

Sesuai dengan statuta Itenas tahun 2012 yang antara lain memuat penyempurnaan organisasi Itenas, maka sejak bulan Juni 2012 Unit Penjaminan Mutu (UPM) berubah nama menjadi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Itenas.
 
Link : Website LPM Itenas